Política de Privacidade do EfiConnect

1. Identificação

Esta Política de Privacidade descreve como o EfiConnect, plataforma disponibilizada por D M L TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO LTDA, inscrita no CNPJ sob nº 13.713.194/0001-14, com sede em Avenida Prefeito Evandro Behr, nº 5986, Sala 01, Bairro Camobi, Santa Maria/RS, CEP 97110-620, doravante denominada “IconeWeb”, trata dados pessoais no uso de seus sites, sistemas, aplicativos, integrações e canais de atendimento.

O EfiConnect é uma plataforma de atendimento, comunicação e gestão de processos empresariais, incluindo integração com a Plataforma do WhatsApp Business, disponibilizada pela Meta.

Esta Política se aplica a:

• administradores e usuários das empresas contratantes;
• contatos, clientes e demais pessoas que se comuniquem com empresas usuárias do EfiConnect;
• visitantes dos sites e páginas do EfiConnect;
• pessoas que entrem em contato com a IconeWeb para suporte, demonstração, contratação ou assuntos relacionados à privacidade.

2. Papéis no tratamento de dados

Dependendo da atividade realizada, a IconeWeb poderá atuar de formas diferentes:

2.1. IconeWeb como controladora

A IconeWeb atua como controladora quando define as finalidades e os meios do tratamento, especialmente em relação a:

• cadastro de usuários e empresas;
• contratação, faturamento e relacionamento comercial;
• segurança da plataforma;
• suporte técnico;
• prevenção a fraudes e usos indevidos;
• cumprimento de obrigações legais;
• melhoria dos serviços e da experiência de uso.

2.2. IconeWeb como operadora

A IconeWeb atua, em regra, como operadora quando trata dados em nome das empresas contratantes, especialmente em relação a:

• mensagens e atendimentos realizados pelo WhatsApp;
• dados de contatos e clientes cadastrados pelas empresas;
• arquivos, mídias e documentos enviados em conversas;
• históricos de atendimento;
• processos, tarefas e informações empresariais inseridas na plataforma.

Nessas situações, a empresa contratante é responsável por definir a finalidade do tratamento, informar os titulares e garantir que possui base legal adequada para utilizar os dados no EfiConnect.

3. Dados que poderão ser tratados

O EfiConnect poderá tratar as seguintes categorias de dados, conforme a funcionalidade utilizada:

3.1. Dados de cadastro e autenticação

• nome;
• e-mail;
• telefone;
• cargo, função e perfil de acesso;
• empresa ou organização à qual o usuário pertence;
• credenciais de acesso protegidas;
• registros de login e autenticação;
• preferências e configurações da conta.

3.2. Dados empresariais e contratuais

• razão social e nome fantasia;
• CNPJ e dados cadastrais da organização;
• endereço e informações de contato;
• plano contratado;
• informações de cobrança, faturamento e pagamento;
• registros de suporte, implantação e relacionamento comercial.

3.3. Dados da integração com a Meta e o WhatsApp

Quando uma empresa conecta sua conta à Plataforma do WhatsApp Business, o EfiConnect poderá tratar:

• identificação do Portfólio Empresarial da Meta;
• identificação da conta do WhatsApp Business;
• identificação do número de telefone conectado;
• nome de exibição e status do número;
• permissões concedidas ao aplicativo;
• tokens e credenciais técnicas de integração, armazenados de forma protegida;
• modelos de mensagens;
• status de entrega, leitura e falha;
• informações técnicas recebidas por webhooks;
• dados necessários ao gerenciamento da conexão e à operação da API.

3.4. Dados de contatos e conversas

Conforme o uso realizado pela empresa contratante, poderão ser tratados:

• nome e número de telefone do contato;
• foto ou nome de perfil, quando disponibilizados pela integração;
• conteúdo de mensagens;
• arquivos, imagens, áudios, vídeos e documentos;
• data e horário das interações;
• status de envio, entrega e leitura;
• identificação do canal, atendente, setor ou fila;
• etiquetas, observações e histórico do atendimento;
• dados voluntariamente enviados pelo próprio titular durante a conversa.

3.5. Dados técnicos e de navegação

• endereço IP;
• data e horário de acesso;
• navegador, dispositivo e sistema operacional;
• identificadores de sessão;
• registros de erros e eventos;
• logs de segurança e auditoria;
• cookies e tecnologias semelhantes;
• informações sobre o uso das funcionalidades.

3.6. Dados de suporte

Ao solicitar suporte, poderemos tratar:

• identificação e contato do solicitante;
• empresa vinculada;
• descrição do problema;
• capturas de tela;
• arquivos e informações técnicas;
• histórico das interações com a equipe de atendimento.

A autorização da integração Meta/WhatsApp é realizada em ambiente disponibilizado pela Meta. O EfiConnect não recebe nem armazena a senha pessoal do Facebook ou do WhatsApp do usuário.

A empresa contratante deve orientar seus usuários para que não solicitem ou registrem dados pessoais excessivos ou desnecessários.

4. Como os dados são obtidos

Os dados poderão ser obtidos:

• diretamente do usuário;
• pela empresa contratante;
• por meio da integração autorizada com a Meta e o WhatsApp;
• automaticamente durante o uso da plataforma;
• por prestadores de serviços contratados pela IconeWeb;
• por fontes públicas ou legítimas, quando permitido pela legislação.

5. Finalidades do tratamento

Os dados poderão ser utilizados para:

• criar e administrar contas de usuários e organizações;
• autenticar usuários e controlar permissões;
• conectar e operar números da Plataforma do WhatsApp Business;
• receber, armazenar, organizar e enviar mensagens;
• distribuir atendimentos entre usuários, equipes e setores;
• manter históricos, registros e evidências das interações;
• executar contratos e prestar os serviços contratados;
• emitir cobranças, documentos fiscais e registros financeiros;
• prestar suporte, treinamento e implantação;
• monitorar disponibilidade, desempenho e segurança;
• prevenir fraudes, abusos e acessos não autorizados;
• investigar falhas e incidentes;
• produzir relatórios e indicadores para a empresa contratante;
• aprimorar funcionalidades e a experiência de uso;
• cumprir obrigações legais, regulatórias e determinações de autoridades;
• exercer direitos em processos administrativos, arbitrais ou judiciais.

6. Bases legais

Conforme o caso, o tratamento poderá ser realizado com base em:

• execução de contrato ou de procedimentos preliminares;
• cumprimento de obrigação legal ou regulatória;
• legítimo interesse, observados os direitos e as liberdades dos titulares;
• exercício regular de direitos;
• proteção do crédito;
• consentimento, quando essa for a base legal adequada;
• outras hipóteses previstas na legislação aplicável.

Quando a IconeWeb atuar como operadora, a definição da base legal do tratamento caberá à empresa contratante, na qualidade de controladora.

7. Integração com a Meta e o WhatsApp

A conexão de uma conta do WhatsApp Business ao EfiConnect é iniciada e autorizada por um administrador da empresa contratante, por meio do fluxo oficial de cadastro e autorização da Meta.

Ao concluir a conexão, a empresa autoriza o EfiConnect a realizar as operações necessárias para fornecer as funcionalidades contratadas, incluindo, conforme as permissões concedidas:

• acessar e gerenciar informações da conta do WhatsApp Business;
• acessar informações do número conectado;
• enviar e receber mensagens;
• gerenciar modelos de mensagens;
• configurar e receber eventos por webhooks;
• consultar status operacionais da integração.

A Meta e as empresas do seu grupo tratam dados de acordo com seus próprios termos, políticas e responsabilidades. O uso do WhatsApp também está sujeito às regras da Plataforma do WhatsApp Business.

A empresa contratante poderá desconectar a integração no EfiConnect ou revogar as permissões diretamente nos ambientes disponibilizados pela Meta. A revogação poderá interromper o envio e o recebimento de mensagens pela plataforma.

8. Compartilhamento de dados

Os dados poderão ser compartilhados, na medida necessária, com:

• usuários autorizados da empresa contratante;
• Meta e WhatsApp, para viabilizar a integração;
• fornecedores de hospedagem, nuvem, armazenamento e banco de dados;
• fornecedores de monitoramento, segurança, comunicação e suporte;
• processadores de pagamento e prestadores financeiros;
• contadores, advogados, auditores e consultores;
• autoridades públicas, quando houver obrigação legal ou determinação válida;
• terceiros envolvidos em reorganização societária, aquisição, fusão ou transferência de ativos, respeitada a legislação.

Os prestadores de serviços devem tratar os dados conforme instruções contratuais, medidas de segurança e finalidades compatíveis com os serviços contratados.

A IconeWeb não comercializa dados pessoais.

9. Transferências internacionais

Alguns fornecedores utilizados pelo EfiConnect, incluindo serviços da Meta e provedores de infraestrutura tecnológica, poderão processar ou armazenar dados fora do Brasil.

Quando houver transferência internacional, a IconeWeb adotará medidas compatíveis com a legislação aplicável, incluindo cláusulas contratuais, avaliações de fornecedores e mecanismos reconhecidos pelas autoridades competentes.

10. Armazenamento e retenção

Os dados serão mantidos pelo período necessário para cumprir as finalidades descritas nesta Política, executar o contrato, atender instruções da empresa contratante, cumprir obrigações legais e proteger direitos da IconeWeb ou de terceiros.

Em especial:

• dados cadastrais e contratuais poderão ser mantidos durante a relação comercial e pelos prazos legais aplicáveis;
• mensagens e históricos poderão ser mantidos conforme a contratação, as configurações da empresa e as instruções do controlador;
• logs técnicos e de segurança poderão ser mantidos por período razoável para auditoria, investigação e prevenção de incidentes;
• tokens e credenciais de integração serão revogados ou eliminados quando a conexão for encerrada, salvo necessidade técnica ou legal de retenção temporária;
• cópias de segurança poderão permanecer por tempo adicional até serem substituídas pelo ciclo normal de backups.

Após o término dos prazos aplicáveis, os dados serão eliminados, anonimizados ou mantidos de forma segura quando houver fundamento legal para a conservação.

11. Segurança da informação

A IconeWeb adota medidas técnicas e administrativas compatíveis com os riscos do tratamento, incluindo, conforme aplicável:

• controle de acesso por usuário e perfil;
• segregação lógica dos dados entre organizações;
• proteção de credenciais e tokens;
• uso de conexão segura;
• registros de auditoria;
• backups;
• monitoramento de disponibilidade e segurança;
• restrição de acesso por necessidade;
• atualização e manutenção dos sistemas;
• procedimentos de resposta a incidentes.

Nenhum sistema é completamente imune a falhas ou ataques. Caso seja identificado um incidente relevante envolvendo dados pessoais, serão adotadas as providências cabíveis, inclusive comunicações exigidas pela legislação.

12. Direitos dos titulares

Nos termos da legislação aplicável, o titular poderá solicitar, conforme cabível:

• confirmação da existência de tratamento;
• acesso aos dados;
• correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados;
• anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários ou tratados em desconformidade;
• portabilidade, quando aplicável;
• informação sobre compartilhamentos;
• informação sobre a possibilidade de não fornecer consentimento e suas consequências;
• revogação do consentimento;
• revisão de decisões automatizadas, quando aplicável;
• oposição a determinado tratamento;
• eliminação dos dados tratados com consentimento, ressalvadas as hipóteses legais de conservação.

Quando os dados forem tratados pelo EfiConnect em nome de uma empresa contratante, a solicitação poderá ser encaminhada inicialmente à própria empresa com a qual o titular manteve contato. A IconeWeb prestará a assistência tecnicamente necessária ao controlador.

A IconeWeb poderá solicitar informações para confirmar a identidade do solicitante e impedir o acesso indevido a dados de terceiros.

13. Exclusão de conta e de dados

O usuário ou a empresa contratante poderá solicitar a exclusão da conta e dos dados relacionados pelo e-mail suporte@iconeweb.com.br, com o assunto “Solicitação de exclusão de dados – EfiConnect”.

A solicitação deverá informar:

• nome do solicitante;
• e-mail cadastrado;
• empresa ou organização vinculada;
• número de telefone, quando relacionado a uma integração;
• descrição do pedido;
• documento ou informação adicional, somente quando necessário para confirmação da identidade e legitimidade da solicitação.

Após a validação, a IconeWeb: (1) confirmará o recebimento da solicitação; (2) analisará se atua como controladora ou operadora; (3) comunicará a empresa contratante quando a decisão depender dela; (4) desconectará integrações e revogará credenciais, quando aplicável; (5) excluirá ou anonimizará os dados abrangidos, ressalvadas obrigações legais, prevenção a fraudes, segurança e exercício regular de direitos; (6) informará a conclusão ou justificará eventual retenção.

A exclusão de uma integração poderá impedir o acesso a mensagens e interromper os serviços associados ao número conectado.

14. Cookies

O EfiConnect poderá utilizar cookies e tecnologias semelhantes para:

• manter a sessão autenticada;
• recordar preferências;
• proteger o acesso;
• medir desempenho;
• identificar erros;
• compreender o uso da plataforma.

Cookies estritamente necessários poderão ser utilizados independentemente de consentimento. Quando exigido, o usuário poderá gerenciar cookies não essenciais por meio das opções apresentadas no site.

15. Crianças e adolescentes

O EfiConnect é destinado ao uso empresarial e não é direcionado diretamente a crianças.

As empresas contratantes são responsáveis por observar as exigências legais aplicáveis quando utilizarem a plataforma para tratar dados de crianças ou adolescentes, inclusive quanto ao melhor interesse, transparência e bases legais adequadas.

16. Alterações desta Política

Esta Política poderá ser atualizada para refletir mudanças legais, tecnológicas, contratuais ou operacionais.

A versão vigente estará sempre disponível no site do EfiConnect, com a indicação da data da última atualização. Alterações relevantes poderão ser comunicadas pelos canais de contato ou pela própria plataforma.

17. Contato sobre privacidade

Para dúvidas, solicitações ou exercício de direitos relacionados à privacidade e à proteção de dados, entre em contato:

Responsável: Setor de Privacidade e Proteção de Dados da IconeWeb

E-mail: suporte@iconeweb.com.br

Empresa: D M L TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO LTDA

CNPJ: 13.713.194/0001-14

Endereço: Avenida Prefeito Evandro Behr, nº 5986, Sala 01, Bairro Camobi, Santa Maria/RS, CEP 97110-620

Telefone: (55) 3192-0735

A IconeWeb buscará responder às solicitações dentro dos prazos e condições previstos na legislação aplicável.